Qu’est-ce que le RGPD ?
Le RGPD, ou Règlement Général sur la Protection des Données, est un texte de loi adopté par l’Union européenne en 2018. Il a pour but de réguler le traitement des données à caractère personnel, afin de protéger les personnes physiques. Ainsi, chaque citoyen de l’UE dispose de droits renforcés en matière de confidentialité de ses données personnelles, notamment le droit à la portabilité de ses données, le droit à l’oubli, ou encore le droit d’être informé en cas de violation de données.
Pourquoi est-il important de créer une documentation RGPD ?
Outre le respect des droits des citoyens, la conformité au RGPD est cruciale pour chaque entreprise opérant dans l’Union européenne, car le non-respect de ces obligations peut entraîner des sanctions financières allant jusqu’à 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires annuel mondial. Par conséquent, la création d’une documentation RGPD s’impose comme une étape incontournable pour toute entreprise souhaitant se prémunir d’éventuelles poursuites et prouver sa bonne foi en matière de protection des données personnelles. Aussi, une documentation RGPD bien structurée et complète contribuera à renforcer la confiance des clients et fournisseurs de l’entreprise, dans la mesure où ils pourront constater que leurs informations personnelles sont traitées correctement et en toute transparence.
Législation et RGPD
Explication du cadre législatif du RGPD
La mise en œuvre effective du RGPD est encadrée par un certain nombre de dispositions légales. Entre autres, toute entreprise qui traite des données à caractère personnel se doit de garantir la licéité, la loyauté et la transparence de ces traitements. De même, elle est tenue de veiller à la sécurité des données, à l’immutabilité des consentements, à la limitation des finalités, et au respect du principe de minimisation des données. Ces obligations légales sont notamment détaillées dans les articles 5 et 32 du RGPD.
Responsabilités des entreprises en vertu du RGPD
Le RGPD prévoit également des obligations de conformité en matière de protection des données à caractère personnel. D’une part, chaque entreprise est tenue de tenir un registre des activités de traitement de données personnelles et de mettre en place des mesures de sécurité appropriées. Elle est également responsable des actions de ses sous-traitants et doit donc s’assurer que ceux-ci respectent également les dispositions du RGPD. D’autre part, en cas de violation de données, l’entreprise doit informer la CNIL (Commission Nationale de l’Information et des Libertés) dans un délai de 72 heures et, si le risque pour les droits et libertés des personnes concernées est élevé, ces dernières doivent également être informées.
Composantes d’une documentation RGPD solide
Registre des activités de traitement des données
Le registre des activités de traitement est un document obligatoire qui recense l’ensemble des traitements de données personnelles réalisés par les responsables de traitement et leurs sous-traitants. Il répertorie, pour chaque traitement, le titulaire du traitement, les finalités du traitement, les catégories de personnes concernées, les catégories de données traitées, les destinataires des données, les transferts de données à caractère personnel, les délais prévus pour effacer les différentes catégories de données et une description générale des mesures de sécurité techniques et organisationnelles.
Politiques et procédures de confidentialité
Chaque entreprise se doit de mettre en place une politique de confidentialité qui explicite la manière dont elle collecte, stocke, utilise, divulgue et protège les données personnelles de ses clients, de ses employés et de ses partenaires. Cette politique doit être facilement accessible, facile à comprendre et respecter le principe de transparence prôné par le RGPD. En parallèle, il est essentiel de consigner par écrit les procédures internes qui régissent le traitement des données à caractère personnel, par exemple les procédures de réponse aux demandes des personnes concernées, les procédures de signalement de violation de données, les procédures de contrôle des sous-traitants, etc.
Accords de niveau de service (SLA)
Dans le cadre du RGPD, toute entreprise qui fait appel à un sous-traitant pour traiter des données personnelles doit conclure avec lui un accord de niveau de service (SLA). Cet accord doit inclure les détails du traitement des données confiées par le titulaire du traitement au sous-traitant, ainsi que les garanties de ce dernier en matière de protection de ces données. Ainsi, il est primordial que l’accord de niveau de service indique clairement les règles relatives à la confidentialité, la sécurité et l’intégrité des données traitées, et évoque en détail les mesures techniques et organisationnelles mises en œuvre par le sous-traitant pour assurer la protection des données.
Politiques d’accès aux données et de sécurité de l’information
Une documentation RGPD solide doit impérativement comprendre une politique d’accès aux données et une politique de sécurité de l’information. La politique d’accès aux données a pour objectif de définir qui parmi les employés de l’entreprise a le droit d’accéder aux données à caractère personnel, dans quelles conditions cet accès est autorisé, et quelles sont les obligations de ces employés en matière de confidentialité et de protection des données. En ce qui concerne la politique de sécurité de l’information, elle expose les mesures mises en œuvre pour protéger les données à caractère personnel contre les accès non autorisés, les pertes, les altérations et les fuites, qu’elles soient accidentelles ou malveillantes.
Étapes pour élaborer une documentation RGPD
Désigner un délégué à la protection des données (DPO)
Dans nombre d’entreprises, l’implication d’un délégué à la protection des données (DPO) est indispensable pour la mise en place d’une documentation RGPLe DPO est le garant de la conformité de l’entreprise aux obligations du RGPD et il est l’interlocuteur principal de la CNIL et des personnes concernées. Il joue un rôle majeur dans l’élaboration de la documentation RGPD, puisqu’il détermine quels documents doivent être rédigés, il supervise leur rédaction, il veille à leur mise à jour régulières, et il s’assure que tous les membres du personnel comprennent ces documents et les respectent.
Effectuer une analyse d’impact relative à la protection des données (AIPD)
La réalisation d’une analyse d’impact relative à la protection des données (AIPD) fait partie intégrante du processus de documentation RGPD. En effet, l’AIPD permet à l’entreprise d’évaluer les risques associés à ses traitements de données à caractère personnel, tant pour les personnes concernées que pour elle-même. Sur la base de cette analyse, l’entreprise pourra alors mettre en œuvre les mesures appropriées pour atténuer ces risques et se conformer au RGPD.
Développer et mettre en œuvre des politiques de confidentialité et de sécurité
La mise en place des politiques de confidentialité et de sécurité est une étape cruciale pour l’entreprise. Ces politiques, qui doivent respecter les exigences du RGPD, forment la base de la documentation RGPD. Elles doivent être bien pensées, claires, complètes et faciles à comprendre pour les membres du personnel et les personnes concernées par les traitements de données à caractère personnel qui pourraient vouloir les consulter.
Former le personnel à la conformité RGPD
Une fois les documents RGPD élaborés, il est important d’assurer la formation du personnel sur ces documents afin de garantir leur compréhension, leur respect et leur mise en œuvre effective. Cette formation doit couvrir la portée du RGPD, les obligations de l’entreprise en vertu de ce règlement, ainsi que les procédures de l’entreprise en matière de protection des données à caractère personnel.
Maintenir et mettre à jour régulièrement la documentation
Enfin, il est crucial de garder à l’esprit que la documentation RGPD n’est pas un document figé, mais que c’est un document évolutif qui doit être maintenu à jour en permanence pour prendre en compte tout changement dans les activités de l’entreprise, dans ses procédures de traitement de données, ou encore dans les règles et réglementations en vigueur. Il est donc nécessaire de prévoir un processus de revue et de mise à jour régulières des documents RGPD, qui peut être supervisé par le DPO.
Conclusion
Revisiter l’importance de la conformité RGPD pour les entreprises
La conformité au RGPD est une nécessité incontestable pour les entreprises qui traitent des données à caractère personnel. En plus d’éviter les sanctions, elle permet également de renforcer la confiance des clients et des partenaires de l’entreprise, et de se positionner comme un acteur responsable et consciencieux. Cependant, atteindre la conformité RGPD est un processus complexe que chaque entreprise doit mener avec rigueur et détermination.
Souligner le rôle de la documentation RGPD dans la conformité réglementaire.
La documentation RGPD est un outil précieux pour atteindre et maintenir la conformité au RGPD. Bien qu’il ne s’agisse que d’un aspect de la conformité RGPD, elle est l’une des preuves les plus concrètes que l’entreprise peut présenter pour démontrer son engagement et son respect envers ses obligations en matière de protection des données à caractère personnel. Qu’il s’agisse du registre des activités de traitement, des politiques de confidentialité et de sécurité, des accords de niveau de service ou des procédures internes, chaque document a son importance et sa place au sein de la documentation RGPD.
